Cuadro comparativo de cotizaciones en Excel
Evalúa y adjudica compras de suministros, servicios o materias primas. Compara las propuestas económicas de hasta cuatro proveedores diferentes, identificando de forma automática el menor precio, los mejores plazos de pago y el ahorro total obtenido.
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Archivos .xlsx sin macros · Excel 2010 o superior
Recibes cuatro presupuestos para una compra importante y cada proveedor presenta formatos distintos, algunos con portes incluidos, otros con descuentos condicionados y diferentes plazos de entrega. Sin un cuadro homogéneo que nivele las condiciones, elegir la opción más barata en apariencia puede terminar costando mucho más caro.
¿Qué incluye?
Comparativa
Hoja estructurada para comparativa con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Detalle Proveedores
Hoja estructurada para detalle proveedores con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Criterios Ponderados
Hoja estructurada para criterios ponderados con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Resumen
Hoja estructurada para resumen con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Cómo usarla en 4 pasos
- Descarga el archivo .xlsx y ábrelo en tu programa de hojas de cálculo habitual.
- Revisa la hoja de catálogo o registro y personaliza los nombres, categorías y parámetros según tu operativa.
- Anota las existencias o partidas iniciales en las celdas habilitadas sin alterar las columnas con fórmulas.
- Registra las operaciones y consulta el panel de totales para monitorear el balance actualizado.
Para quién sirve
Profesionales, responsables de compras, almacén, talleres, laboratorios y pequeños negocios que buscan control preciso sin complicaciones de software.
Estructura de la matriz comparativa de ofertas económicas
La matriz comparativa alinea los ítems requeridos en las filas de la tabla: código de partida, descripción detallada del requerimiento, unidad de medida y cantidad total solicitada. A continuación, se disponen columnas paralelas para cada uno de los proveedores participantes en el proceso de selección.
Para cada proponente se ingresa el precio unitario cotizado. La plantilla calcula el subtotal de la línea y mediante fórmulas lógicas determina cuál de las opciones ofrece el menor importe total, calculando además el porcentaje de ahorro respecto a la cotización más alta presentada.
Homogeneización de condiciones fiscales y portes
Asegúrate de ingresar todos los precios sin impuestos indirectos o con la misma tasa impositiva para evitar distorsiones en las sumas.
Descuentos comerciales por pronto pago
Si un proveedor ofrece un descuento condicional por pago en efectivo, aplica el porcentaje en la casilla correspondiente para reflejar el coste neto real.
- Total cotizado por partida
=C4*E4- Identificación de la mejor opción
=IF(F4<=H4,IF(F4<=J4,"Proveedor A","Proveedor C"),IF(H4<=J4,"Proveedor B","Proveedor C"))
Evaluación multicriterio mediante ponderación por puntos
En compras estratégicas, elegir únicamente la opción más barata suele acarrear problemas de calidad, demoras en las fechas de entrega o falta de repuestos. La pestaña de evaluación ponderada permite calificar a cada proveedor en diversos aspectos clave definidos por la empresa.
Puedes asignar un peso porcentual a cada variable (por ejemplo: precio 50%, tiempo de entrega 25%, antecedentes de calidad 15%, condiciones de garantía 10%). El sistema multiplica las notas asignadas y obtiene una puntuación global objetiva que orienta la decisión final.
- Completa la lista de artículos o servicios que necesitas adquirir con sus cantidades requeridas.
- Vuelca los precios unitarios presentados por cada uno de los proveedores en sus respectivas columnas.
- Revisa la hoja de Criterios Ponderados y califica del 1 al 10 los aspectos de calidad, plazo y servicio de cada opción.
- Analiza el informe de adjudicación sugerido en el Resumen para presentar la propuesta a gerencia.
Análisis de compras mixtas o adjudicación partida por partida
Cuando el volumen del pedido es significativo y los proveedores cotizan diversas familias de productos, no siempre es obligatorio adjudicar la totalidad del contrato a una sola empresa. La plantilla calcula el coste total en caso de comprar a un único postor y lo contrasta contra el escenario de adjudicación mixta.
El escenario de compra partida por partida selecciona la opción más barata en cada renglón individual, mostrando el ahorro potencial que se obtendría al emitir órdenes de compra separadas, siempre que los costes logísticos de gestionar múltiples envíos lo justifiquen.
Transparencia y documentación del expediente de contratación
Guardar un histórico de los cuadros comparativos protege al departamento de compras ante revisiones internas y auditorías de gestión. Deja constancia de que las decisiones se adoptaron siguiendo criterios técnicos comprobables y no por preferencias subjetivas.
Adjunta la plantilla en PDF junto con los presupuestos originales recibidos para respaldar la orden de compra emitida y facilitar la futura negociación en renovaciones de contratos anuales.
A mano o con la plantilla
| Qué haces | A mano | Con esta plantilla |
|---|---|---|
| Comparar ofertas dispersas | Abrir varios documentos PDF y alternar ventanas en la pantalla. | Vista lado a lado de cada partida con precios alineados por columna. |
| Identificar el precio más bajo | Revisar línea por línea con calculadora manual cometiendo errores. | Fórmula MIN que resalta en verde el proveedor más ventajoso en cada renglón. |
| Ponderar factores no económicos | Decidir por intuición o dejarse llevar únicamente por el precio de tarifa. | Calificación numérica de 1 a 10 multiplicada por el peso porcentual de cada criterio. |
| Justificación de compras | Explicar verbalmente a gerencia por qué se eligió a un determinado postor. | Cuadro técnico formal con acta de adjudicación lista para imprimir y firmar. |
Lo que esta plantilla no resuelve
- No envía solicitudes de presupuesto ni correos de petición de oferta directamente a los proveedores.
- No procesa subastas electrónicas inversas en tiempo real con pujas de participantes.
- Para licitaciones de compras corporativas con cientos de proponentes simultáneos se aconseja una plataforma de aprovisionamiento electrónico (e-procurement).
Lo que haríamos en tu lugar
Antes de comparar precios, normaliza las unidades de medida y las condiciones de entrega (Incoterms). Si un proveedor cotiza con flete incluido y otro entrega en su propia fábrica, suma el costo del transporte para comparar en igualdad de condiciones.
Así se ve por dentro
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si un proveedor no cotiza una partida concreta?
Debes dejar la celda en blanco o marcarla como 'No cotiza'. La fórmula ignorará esa celda para no falsear el cálculo del precio mínimo con un cero.
¿Puedo ampliar la plantilla para comparar más de cuatro proveedores?
Sí, solo debes duplicar el bloque de columnas de uno de los proveedores y actualizar la fórmula MIN del resumen para incluir el nuevo rango.
¿Cómo reflejo anticipos requeridos por los proveedores?
En la ficha técnica de cada proveedor dispones de un campo específico para detallar el porcentaje de anticipo y los días de crédito concedidos.
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