Control de inventarios máximos y mínimos en Excel
ordena las compras de tu negocio y evita roturas de stock o sobrecostes por exceso de mercancía. Calcula de forma automática el stock mínimo, el stock máximo, el punto de pedido y la cantidad exacta que debes solicitar a tus proveedores.
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Archivos .xlsx sin macros · Excel 2010 o superior
Pedir mercancía a ojo suele llevar a dos extremos costosos: o te quedas sin producto en el momento de mayor demanda perdiendo ventas frente a la competencia, o llenas las estanterías de cajas que no rotan durante meses inmovilizando dinero necesario para pagar nóminas. Aplicar la técnica de máximos y mínimos equilibra las compras con el ritmo real de tus clientes.
¿Qué incluye?
Parámetros y Cálculos
Hoja estructurada para parámetros y cálculos con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Registro de Stock
Hoja estructurada para registro de stock con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Sugerido de Compras
Hoja estructurada para sugerido de compras con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Resumen
Hoja estructurada para resumen con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Cómo usarla en 4 pasos
- Descarga el archivo .xlsx y ábrelo en tu programa de hojas de cálculo habitual.
- Revisa la hoja de catálogo o registro y personaliza los nombres, categorías y parámetros según tu operativa.
- Anota las existencias o partidas iniciales en las celdas habilitadas sin alterar las columnas con fórmulas.
- Registra las operaciones y consulta el panel de totales para monitorear el balance actualizado.
Para quién sirve
Profesionales, responsables de compras, almacén, talleres, laboratorios y pequeños negocios que buscan control preciso sin complicaciones de software.
Variables matemáticas del modelo de máximos y mínimos
El modelo clásico de gestión de inventarios por máximos y mínimos busca equilibrar el costo de almacenamiento contra el costo de quedarse sin existencias. Para implementarlo en hoja de cálculo se definen tres parámetros fundamentales para cada artículo: el consumo promedio diario (cuántas unidades se venden o consumen al día), el plazo de entrega del proveedor en días (lead time) y los días de stock de seguridad deseados para cubrir imprevistos.
A partir de estos valores, la plantilla determina el stock de seguridad (consumo diario multiplicado por los días de seguridad), el stock mínimo (consumo durante el plazo de entrega más el stock de seguridad) y el punto de reorden, que indica el momento exacto en que debe emitirse la orden de compra.
Fijación del stock máximo económico
El nivel máximo se define considerando el espacio físico en estantería, la caducidad del artículo y los costes financieros de mantener inventario inmovilizado.
Ajuste por lotes mínimos de compra (MOQ)
Si el proveedor exige comprar en múltiplos de cajas enteras o pallets, redondea la cantidad sugerida al múltiplo superior inmediato.
- Punto de reorden de compra
=(ConsumoDiario * DiasEntrega) + StockSeguridad- Cantidad sugerida a pedir
=IF(StockActual <= PuntoReorden, StockMaximo - StockActual, 0)
Generación automática del pedido sugerido a proveedores
La pestaña de compras sugeridas examina en tiempo real el saldo de existencias de cada artículo frente a su punto de reorden. Cuando el inventario desciende y toca o traspasa ese límite, la fila se activa automáticamente indicando la cantidad que se debe adquirir.
La cantidad sugerida se calcula restando el stock actual más las órdenes ya cursadas pendientes de recibir del nivel de stock máximo estipulado. De esta forma, el comprador genera la lista de compras del lunes en pocos segundos con la seguridad de no pedir de más ni quedarse desabastecido.
- Introduce en la tabla de parámetros el consumo diario estimado y los días de entrega de cada proveedor.
- Actualiza el stock actual de tus artículos o vincula la columna con tu hoja de movimientos diarios.
- Pasa a la pestaña de Sugerido de Compras y filtra las filas marcadas con la condición 'Comprar'.
- Exporta la lista de pedidos con las cantidades exactas calculadas para enviar la orden al proveedor.
Revisión periódica de parámetros según estacionalidad
Un error frecuente al aplicar este método consiste en fijar los consumos diarios una sola vez y no revisarlos nunca más. Si un producto entra en temporada alta de ventas durante el verano, mantener el consumo promedio de invierno provocará roturas de stock continuas.
Programa una revisión trimestral de los parámetros de consumo para ajustar los puntos de reorden a las ventas del trimestre previo, adaptando el colchón de seguridad a los picos de demanda del mercado.
Estrategias para negociar con proveedores y reducir plazos
Cuanto mayor sea el plazo que tarda el proveedor en entregar, mayor debe ser el stock que tu empresa se ve obligada a almacenar y financiar. Trabajar con proveedores locales o acordar entregas programadas semanales permite reducir el plazo a la mitad.
Al acortar los días de entrega, el punto de pedido disminuye de forma proporcional, liberando espacio físico en tus instalaciones y reduciendo el capital inmovilizado en estanterías sin comprometer el nivel de servicio al cliente.
A mano o con la plantilla
| Qué haces | A mano | Con esta plantilla |
|---|---|---|
| Momento de hacer un pedido | Comprar cuando el encargado ve el estante casi vacío. | El sistema avisa en cuanto el stock llega exactamente al punto de reorden calculado. |
| Cantidad a comprar | Preguntar al comercial cuánto suele pedir o redondear números al azar. | Fórmula matemática que calcula la cantidad justa para volver al stock máximo. |
| Dinero inmovilizado en almacén | Comprar de más atraído por descuentos y tener mercancía parada meses. | El límite máximo impide saturar el almacén con productos de rotación lenta. |
| Roturas de stock imprevistas | Disculparse con el cliente porque el producto se agotó por sorpresa. | El colchón de seguridad absorbe demoras del proveedor o picos imprevistos de venta. |
Lo que esta plantilla no resuelve
- No contempla modelos probabilísticos avanzados de demanda no lineal con estacionalidades complejas de moda o promociones agresivas.
- Requiere actualizar periódicamente el consumo medio diario cuando cambian las tendencias de venta del mercado.
- Para cadenas de retail con cientos de tiendas interconectadas y logística de abastecimiento centralizado se requiere un software de gestión de cadena de suministro (SCM).
Lo que haríamos en tu lugar
Calcula el plazo de entrega del proveedor con honestidad. Si el comercial promete que entrega en 3 días pero en la práctica siempre tarda 7, usa 7 en la fórmula. De lo contrario, agotarás el stock de seguridad antes de que el camión llegue a la puerta.
Así se ve por dentro
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si el consumo diario de un producto es muy irregular?
Para artículos con ventas erráticas se debe incrementar el margen del stock de seguridad sumando una desviación típica adicional para amortiguar picos repentinos de demanda.
¿La plantilla toma en cuenta pedidos ya cursados que están en camino?
Sí, dispones de una columna 'En tránsito' para que el sistema no sugiera comprar dos veces un producto que ya fue pedido al proveedor y está en transporte.
¿Puedo aplicar este método a productos terminados que fabrico yo mismo?
Sí, sustituyendo el plazo del proveedor por el tiempo de ciclo de fabricación interna y la cantidad a pedir por el tamaño óptimo de lote de producción.
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