Kárdex de farmacia y medicamentos en Excel
Lleva la gestión de existencias en farmacias, botiquines clínicos, laboratorios y droguerías. Registra cada medicamento con su principio activo, número de lote, fecha de vencimiento y estado de abastecimiento para evitar mermas sanitarias.
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Archivos .xlsx sin macros · Excel 2010 o superior
Dispensar un medicamento caducado o descubrir que se agotó un antibiótico de uso urgente acarrea sanciones sanitarias y pone en riesgo la salud de los pacientes. Un control estructurado por lote y fecha de vencimiento garantiza que las cajas próximas a expirar salgan primero del mostrador.
¿Qué incluye?
Medicamentos
Hoja estructurada para medicamentos con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Lotes y Caducidades
Hoja estructurada para lotes y caducidades con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Dispensación
Hoja estructurada para dispensación con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Resumen
Hoja estructurada para resumen con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Cómo usarla en 4 pasos
- Descarga el archivo .xlsx y ábrelo en tu programa de hojas de cálculo habitual.
- Revisa la hoja de catálogo o registro y personaliza los nombres, categorías y parámetros según tu operativa.
- Anota las existencias o partidas iniciales en las celdas habilitadas sin alterar las columnas con fórmulas.
- Registra las operaciones y consulta el panel de totales para monitorear el balance actualizado.
Para quién sirve
Profesionales, responsables de compras, almacén, talleres, laboratorios y pequeños negocios que buscan control preciso sin complicaciones de software.
Organización del vademécum de farmacia y ficha de producto
El catálogo de una farmacia requiere un orden riguroso que vincule el nombre comercial del medicamento con su denominación genérica o principio activo, concentración (ejemplo: 500 mg, 1 g), forma farmacéutica (comprimidos, jarabe, inyectable, pomada) y laboratorio fabricante.
Cada referencia incluye el stock mínimo necesario para cubrir la demanda habitual entre visitas del distribuidor farmacéutico, además del costo de adquisición y el precio de venta fijado al público o regulado por las autoridades de salud.
Condiciones de conservación y cadena de frío
Identifica claramente en la tabla los medicamentos que requieren refrigeración entre 2 y 8 grados para extremar precauciones de almacenaje.
Clasificación por tipo de dispensación
Categoriza los productos entre venta libre, receta médica ordinaria y psicotrópicos o estupefacientes de control estricto.
- Días restantes para caducidad
=G4-TODAY()- Semáforo de estado sanitario
=IF(H4<=0,"Agotado",IF(G4-TODAY()<=60,"Por vencer",IF(H4<=I4,"Reponer","OK")))
Gestión de lotes y aplicación del método FEFO
A diferencia de otros sectores comerciales, en farmacia el método prioritario no es cuándo llegó el producto (PEPS), sino qué producto caduca antes: FEFO (First Expired, First Out). La hoja de lotes desglosa cada partida recibida asociándole su fecha de caducidad exacta.
La fórmula de semáforo compara la fecha actual con la fecha de vencimiento de cada lote: si faltan menos de dos meses, el registro se resalta en tono de advertencia para priorizar su salida o coordinar la devolución al laboratorio según las condiciones comerciales acordadas.
- Al ingresar un pedido de la droguería, revisa en el albarán el número de lote y fecha de vencimiento de cada fármaco.
- Anota los datos en la hoja de Lotes y verifica que la fórmula calcule los días restantes de vida útil.
- Al dispensar producto en el mostrador, entrega siempre la unidad con la fecha de caducidad más cercana.
- Registra las salidas en el libro de dispensación para mantener el saldo actualizado por presentación.
Libro de registro para medicamentos de control especial
Los fármacos sometidos a fiscalización sanitaria exigen un registro documental riguroso para responder ante inspecciones sanitarias. La hoja de dispensación incorpora campos obligatorios para asentar el número de receta médica, el nombre del facultativo, su número de colegiatura y el documento de identidad del comprador.
El balance de entradas y salidas de estos productos debe coincidir al miligramo con las existencias custodiadas en el armario de seguridad de la farmacia, facilitando las auditorías periódicas de las autoridades sanitarias.
Auditorías de botiquín y rotación en estanterías
Establece una rutina de verificación quincenal en los cajones de dispensación rápida y estantes de exposición. Retira inmediatamente a la zona de cuarentena cualquier caja que se encuentre a menos de treinta días de vencerse si las políticas sanitarias locales prohíben su venta al público.
Mantén las áreas de almacenamiento protegidas de la luz solar directa, con control de temperatura ambiental y humedad relativa para preservar la estabilidad química de las formulaciones.
A mano o con la plantilla
| Qué haces | A mano | Con esta plantilla |
|---|---|---|
| Control de fechas de caducidad | Revisar caja por caja manualmente al final de cada mes. | Cálculo diario de días restantes y aviso visual preventivo a 60 días del vencimiento. |
| Trazabilidad de lotes retirados | Buscar en facturas impresas para saber si se recibió un lote defectuoso. | Filtrar por número de lote y ver en qué estante está y a quién se dispensó. |
| Reposición de fármacos críticos | Darse cuenta de que falta un fármaco cuando el cliente pide la caja. | Aviso de stock mínimo configurado individualmente para cada principio activo. |
| Medicamentos controlados | Anotar en cuadernos manuales propensos a pérdidas de hojas. | Hoja de dispensación con número de receta, médico prescriptor y documento del paciente. |
Lo que esta plantilla no resuelve
- No sustituye al sistema de receta electrónica oficial de los servicios públicos de salud.
- No valida interacciones farmacológicas entre principios activos ni sustituciones automáticas de marcas comerciales.
- Para farmacias hospitalarias de gran volumen con miles de camas se requiere un software de farmacia clínica homologado.
Lo que haríamos en tu lugar
Aplica el principio FEFO (First Expired, First Out): coloca siempre al frente del estante las cajas cuya fecha de caducidad sea más cercana, independientemente de cuándo hayan llegado a la farmacia.
Así se ve por dentro
Preguntas frecuentes
¿Qué hago cuando un lote vence antes de venderse?
Debes asentar una salida de tipo 'Baja por caducidad' en la hoja de movimientos y trasladar físicamente las unidades a la caja de residuos sanitarios o reciclaje farmacéutico.
¿Puedo registrar productos de parafarmacia y cosmética?
Sí, la plantilla permite dar de alta cualquier artículo de cuidado personal, gasas, jeringuillas o suplementos dietéticos adaptando la categoría.
¿Cómo avisa el archivo si un medicamento se agota?
La columna de estado muestra automáticamente la etiqueta 'Agotado' en color rojo cuando el saldo de unidades disponibles llega a cero.
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