Inventario de EPP y uniformes de trabajo en Excel

Para quién sirve

Profesionales, responsables de compras, almacén, talleres, laboratorios y pequeños negocios que buscan control preciso sin complicaciones de software.

Clasificación de equipos de protección personal y matriz de tallas

La gestión preventiva de riesgos laborales exige clasificar los EPP según la zona anatómica que protegen: protección craneal (cascos, barboquejos), auditiva (tapones, orejeras), ocular y facial (gafas, pantallas de soldar), respiratoria (mascarillas FFP2, filtros de gases), corporal (chalecos reflectantes, parkas térmicas) y calzado de seguridad.

Uno de los desafíos más habituales en la entrega de vestuario laboral reside en la gestión de tallas. La plantilla incorpora una matriz cruzada que permite registrar las existencias separando las cantidades por número de bota (del 38 al 46) y tallas textiles (de la S a la 3XL), facilitando que el almacén mantenga un stock equilibrado para toda la plantilla.

Stock disponible por referencia

=F4+G4-H4

Aviso de reposición de seguridad

=IF(I4<=0,"Agotado",IF(I4<=J4,"Reponer","OK"))

Registro formal de entregas y actas de conformidad

Ante una inspección de trabajo o en caso de accidente laboral, la empresa debe acreditar que proporcionó al operario los equipos de protección adecuados y que éste recibió las instrucciones de uso correspondientes. La hoja de dotaciones recoge el nombre del empleado, su puesto de trabajo, el equipo entregado, la fecha y el motivo.

La plantilla está maquetada para imprimir recibos individuales de entrega con el texto legal de acuse de recibo y compromiso de uso obligatorio, listos para que el trabajador estampe su firma manual en el momento de retirar el material del almacén.

1. Abre la pestaña de Dotaciones y selecciona el nombre del trabajador en el menú desplegable.
2. Indica el equipo de protección o prenda de uniforme que se le entrega junto con la talla asignada.
3. Verifica que el stock de ese artículo disminuya automáticamente en la hoja de catálogo.
4. Imprime el recibo de entrega o haz que el operario firme la planilla física de constancia.

Control de caducidades y periodicidad de renovación

Determinados elementos de seguridad cuentan con una vida útil máxima fijada por el fabricante que no debe sobrepasarse bajo ninguna circunstancia. Los filtros de carbono para vapores orgánicos pierden eficacia una vez abiertos y los arneses textiles sufren fatiga de materiales con el paso de los meses.

La plantilla calcula los meses transcurridos desde la fecha de entrega y muestra avisos preventivos para renovar el equipo antes de que alcance su fecha límite de servicio, garantizando que el trabajador desempeñe sus tareas con protección plenamente eficaz.

Almacenamiento y cuidado de los equipos de protección

El almacén de EPP debe mantenerse seco, ventilado y protegido del polvo y de sustancias químicas agresivas. Almacenar los guantes de cuero junto a disolventes o dejar las máscaras respiratorias expuestas al aire ambiental degrada sus propiedades antes de su primer uso.

Establece una zona señalizada y limpia para que los trabajadores depositen los equipos que requieren desinfección, lavado o sustitución de piezas de desgaste como pantallas protectoras rayadas.

A mano o con la plantilla

Lo que haríamos en tu lugar

Registra siempre la fecha de caducidad de los cascos de obra y arneses de seguridad. Los polímeros plásticos pierden resistencia ante los rayos ultravioleta y deben sustituirse obligatoriamente según el plazo que marca el fabricante, aunque parezcan intactos a la vista.

Preguntas frecuentes