Inventario de equipos de cómputo en Excel
Gestiona los activos tecnológicos y de oficina de tu empresa. Registra portátiles, monitores, servidores e impresoras con su número de serie, características de hardware, garantías vigentes y colaborador asignado.
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Archivos .xlsx sin macros · Excel 2010 o superior
Un empleado deja la empresa y nadie recuerda con exactitud qué portátil, pantalla auxiliar o auriculares corporativos se le entregaron el día de su incorporación. Mantener una lista clara de hardware con números de serie y firmas de entrega evita pérdidas económicas en cada cambio de personal.
¿Qué incluye?
Equipos
Hoja estructurada para equipos con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Asignaciones
Hoja estructurada para asignaciones con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Garantías y Bajas
Hoja estructurada para garantías y bajas con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Resumen
Hoja estructurada para resumen con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Cómo usarla en 4 pasos
- Descarga el archivo .xlsx y ábrelo en tu programa de hojas de cálculo habitual.
- Revisa la hoja de catálogo o registro y personaliza los nombres, categorías y parámetros según tu operativa.
- Anota las existencias o partidas iniciales en las celdas habilitadas sin alterar las columnas con fórmulas.
- Registra las operaciones y consulta el panel de totales para monitorear el balance actualizado.
Para quién sirve
Profesionales, responsables de compras, almacén, talleres, laboratorios y pequeños negocios que buscan control preciso sin complicaciones de software.
Ficha técnica de equipos y registro de características de hardware
El parque informático de una empresa requiere un registro que vaya más allá del modelo exterior. En la hoja principal de equipos se consigna el código interno de activo fijo, la categoría (portátil, ordenador de sobremesa, servidor, impresora, switch), la marca, el modelo exacto y el número de serie de la placa base.
También se reservan columnas para documentar las especificaciones técnicas fundamentales: procesador instalado, gigabytes de memoria RAM, tecnología del disco de almacenamiento (SSD o HDD), versión del sistema operativo y clave de licencia corporativa asignada.
Dirección física de red y conectividad
Anota las direcciones MAC Ethernet y Wi-Fi de cada equipo para facilitar la configuración de filtros de seguridad en el router corporativo.
Ubicación en sede o modalidad teletrabajo
Identifica si el equipo permanece en una oficina concreta o si está asignado a un trabajador en modalidad remota en su domicilio.
- Total de equipos en el parque informático
=COUNTA(A4:A150)- Equipos operativos en uso
=COUNTIF(I4:I150, "Operativo")
Asignación formal de dispositivos a colaboradores
La hoja de asignaciones actúa como acta digital de entrega de material de trabajo. Cada fila vincula el código del equipo con el número de documento de identidad del empleado, su puesto, su departamento y la fecha de entrega del material.
Contar con este registro actualizado agiliza los procesos de salida de personal (offboarding): el departamento de recursos humanos o sistemas puede revisar la lista de activos vinculados y verificar que se devuelvan todos los elementos entregados en buen estado.
- Registra el nuevo equipo en el catálogo con su número de serie y características técnicas.
- Pasa a la hoja de Asignaciones e ingresa el código del dispositivo recién configurado.
- Selecciona el nombre del colaborador que recibe la máquina y la fecha de firma del acta.
- Al finalizar el contrato o producirse una renovación, anota la fecha de devolución y el estado de recepción.
Vigilancia de plazos de garantía y planes de reposición
Los equipos informáticos representan una inversión significativa que cuenta con coberturas de soporte y garantía de varios años. La plantilla calcula el tiempo restante de garantía de fábrica a partir de la fecha de adquisición y la duración de la póliza contratada.
Esta visibilidad permite programar las revisiones técnicas antes de que expire el soporte oficial, aprovechando para sustituir baterías degradadas o teclados defectuosos sin incurrir en costes adicionales para la compañía.
Protocolos de retirada segura y disposición final de equipos
Cuando un ordenador cumple su ciclo de vida útil o sufre una avería irreparable, debe registrarse formalmente como baja en el inventario. La hoja de bajas documenta la fecha de salida, el motivo técnico y el destino final del aparato (reciclaje electrónico, venta a empleados o donación).
Asegura siempre el borrado seguro o destrucción física de las unidades de disco antes de retirar un equipo para proteger la información confidencial de clientes y procesos internos.
A mano o con la plantilla
| Qué haces | A mano | Con esta plantilla |
|---|---|---|
| Saber a quién pertenece un portátil | Buscar en correos de hace meses o consultar a recursos humanos. | Filtrar por número de serie o código de activo y ver el nombre del usuario al instante. |
| Fin de garantía del fabricante | Buscar la factura en archivadores cuando el equipo ya falló. | Alerta automática por fecha que muestra los equipos próximos a quedar sin cobertura. |
| Plan de renovación tecnológica | Renovar ordenadores a ciegas sin conocer la antigüedad del parque informático. | Listado clasificado por año de compra y especificaciones para priorizar compras. |
| Control de periféricos y pantallas | No llevar registro y asumir que ratones y pantallas se extravían sin remedio. | Hoja de asignación con código de barras y firma de recepción del usuario. |
Lo que esta plantilla no resuelve
- No hace escaneo remoto de red (SNMP) ni recolecta telemetría de software instalado automáticamente.
- El departamento de soporte técnico debe actualizar las asignaciones cuando un trabajador intercambia un accesorio.
- Para corporaciones con miles de ordenadores distribuidos internacionalmente conviene una solución MDM centralizada.
Lo que haríamos en tu lugar
Toma nota de la dirección MAC física y número de serie antes de entregar un equipo. Son los únicos dos datos inmutables que permiten identificar un dispositivo si le cambian el nombre o formatean el disco duro.
Así se ve por dentro
Preguntas frecuentes
¿Cómo controlo periféricos pequeños como teclados y ratones?
Para accesorios de bajo costo no compensa crear un código individual por cada ratón; es más eficiente crear un artículo genérico 'Lote de accesorios' y asignarlo como paquete al puesto del empleado.
¿Puedo registrar licencias de software en esta misma plantilla?
Sí, dispones de columnas para anotar la clave de licencia de Office o antivirus vinculada a cada equipo, junto con su fecha de renovación anual.
¿Cómo imprimo un acta de entrega para firmar en papel?
La hoja de asignación está configurada en ancho de página estándar A4 para imprimir la fila del colaborador como justificante firmado de entrega de material.
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