Lomos para archivadores y etiquetas en Excel
Identifica y organiza tus carpetas de oficina, cajas de archivo definitivo y archivadores de palanca A-Z. Imprime etiquetas con medidas exactas para lomo ancho y lomo estrecho con año, código y departamento.
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Archivos .xlsx sin macros · Excel 2010 o superior
Entrar a la sala de archivo y encontrar decenas de carpetas negras idénticas escritas a bolígrafo con letra ilegible convierte la búsqueda de una factura tributaria en una odisea de horas. Imprimir lomos homogéneos con tipografía grande y código por colores localiza cualquier expediente en tres segundos.
¿Qué incluye?
Lomo Ancho 70mm
Hoja estructurada para lomo ancho 70mm con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Lomo Estrecho 40mm
Hoja estructurada para lomo estrecho 40mm con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Índice de Archivo
Hoja estructurada para índice de archivo con columnas normalizadas y fórmulas automáticas.
Cómo usarla en 4 pasos
- Descarga el archivo .xlsx y ábrelo en tu programa de hojas de cálculo habitual.
- Revisa la hoja de catálogo o registro y personaliza los nombres, categorías y parámetros según tu operativa.
- Anota las existencias o partidas iniciales en las celdas habilitadas sin alterar las columnas con fórmulas.
- Registra las operaciones y consulta el panel de totales para monitorear el balance actualizado.
Para quién sirve
Profesionales, responsables de compras, almacén, talleres, laboratorios y pequeños negocios que buscan control preciso sin complicaciones de software.
Medidas estándar para archivadores de palanca A-Z
Los archivadores de oficina utilizan de forma generalizada dos anchos de lomo: el lomo ancho (entre 70 y 80 milímetros) y el lomo estrecho (entre 35 y 45 milímetros). Esta plantilla ha sido ajustada a escala exacta para hoja tamaño A4, permitiendo imprimir varias tiras por página con líneas punteadas que marcan la guía de corte.
Cada etiqueta incluye un encabezado para el logotipo de la compañía, un área principal para el título del expediente con tamaño de fuente visible desde lejos, casillas para el año contable o período de custodia, y un casillero inferior para el código topográfico de archivo.
Ajuste de márgenes de impresora
Al enviar a imprimir en Excel, desactiva la opción 'Ajustar a una página' y selecciona escala 100% para preservar las medidas reales en centímetros.
Código de colores por departamentos
Asigna un color característico a cada área para identificar con un solo vistazo si un archivador está fuera de su sección.
- Total etiquetas preparadas
=COUNTA(A5:A25)- Conteo por departamento
=COUNTIF(E5:E25, "Azul")
Organización del índice maestro de estanterías
Imprimir lomos atractivos pierde utilidad si no existe un registro central que documente qué contiene cada carpeta y en qué balda se guarda. La hoja de índice maestro reúne el código de cada archivador con su contenido detallado y fecha de expurgo.
Este catálogo facilita que cualquier miembro del equipo localice rápidamente documentación fiscal o contratos de clientes sin requerir la presencia de la persona que archivó originalmente los papeles.
- Abre la pestaña correspondiente al ancho de tu archivador (Lomo Ancho 70mm o Estrecho 40mm).
- Escribe los títulos, fechas y códigos identificadores en las celdas preparadas.
- Revisa la vista previa de impresión en papel común para contrastar las medidas con la funda del lomo.
- Imprime en cartulina o papel adhesivo, recorta por las líneas guía e introduce la tira en el archivador.
Políticas de expurgo y archivo pasivo de documentos
La legislación mercantil y fiscal establece plazos obligatorios de conservación para facturas, albaranes y contratos (habitualmente entre cuatro y seis años según el país). La hoja de índice incluye una columna de fecha de expurgo para programar la destrucción segura de documentos prescritos.
Liberar espacio en las estanterías de trabajo trasladando las carpetas antiguas al archivo definitivo evita la saturación física de las oficinas y reduce costes de almacenamiento.
Materiales recomendados para rotulación duradera
Para archivadores que se consultan diariamente, el papel común de 80 gramos tiende a rasgarse con la uña al intentar sacarlo del tarjetero. Se recomienda emplear papel satinado de 160 a 200 gramos o papel adhesivo mate que no genere reflejos con la luz fluorescente.
Evita el uso de cinta adhesiva sobre el plástico exterior del archivador, ya que con el tiempo el pegamento se degrada y deja residuos que manchan las manos y estropean el material.
A mano o con la plantilla
| Qué haces | A mano | Con esta plantilla |
|---|---|---|
| Legibilidad del archivo | Escribir con rotulador a mano con textos torcidos y borrosos. | Tipografía uniforme, mayúsculas legibles a dos metros de distancia y membrete formal. |
| Ajuste al tarjetero del archivador | Recortar trozos de papel al azar que se caen o quedan pequeños. | Medidas estandarizadas de 70mm y 40mm ajustadas a las marcas más comunes de archivador. |
| Organización por temas | Carpetas mezcladas sin ningún orden visual en las baldas. | Franjas de color por departamento: azul para contabilidad, rojo para laboral, verde para compras. |
| Inventario de ubicación | Buscar archivador por archivador recorriendo toda la habitación. | Hoja de índice donde cada código indica pasillo, estante y balda exacta. |
Lo que esta plantilla no resuelve
- Requiere calibrar los márgenes de impresión de tu impresora física para evitar desvíos milimétricos al usar papel adhesivo pretroquelado.
- No sustituye a un sistema de gestión documental electrónica para búsquedas de texto dentro de expedientes digitalizados.
- Para archivos históricos con decenas de miles de cajas se recomienda software de archivo custodial con etiquetas de código de barras.
Lo que haríamos en tu lugar
Imprime las etiquetas en cartulina blanca de 160 gramos en lugar de papel común. La cartulina entra con suavidad en la funda plástica del archivador sin arrugarse ni atascarse en los bordes.
Así se ve por dentro
Preguntas frecuentes
¿Cómo cambio el color de la franja identificadora?
Selecciona la celda de la franja y utiliza la herramienta Color de relleno de Excel para elegir el tono de tu departamento.
¿Sirve para carpetas colgantes de archivador metálico?
La pestaña de lomo estrecho puede adaptarse recortando la tira para encajar en las pestañas plásticas visor de las carpetas colgantes de cajón.
¿Puedo poner el escudo o logo de mi empresa?
Sí, cada etiqueta cuenta con un espacio reservado en la parte superior donde puedes pegar tu archivo de imagen institucional.
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