Cómo hacer un inventario en Excel
Un inventario en Excel es una tabla que te dice cuántas unidades tienes de cada producto en este momento. Se arma con dos listas —tus productos y tus movimientos— y una fórmula que resta las salidas de las entradas. Aquí tienes los pasos y las fórmulas para hacerlo tú mismo.
Qué datos necesita una hoja de inventario
Antes de abrir Excel, decide qué quieres saber: cuánto hay de cada producto, cuánto vale y cuándo hay que reponer. Con eso claro, la hoja de productos necesita estas columnas: código, nombre, categoría, costo unitario, stock mínimo y stock actual.
Los movimientos van en otra hoja: fecha, código del producto, tipo (entrada o salida) y cantidad. Separar productos y movimientos evita reescribir datos y mantiene el stock siempre al día.
Cómo hacer un inventario en Excel paso a paso
- Crea la hoja «Productos» y escribe los encabezados: código, nombre, categoría, costo, stock mínimo y stock actual.
- Cada producto debe tener un código único; así evitas confundir dos artículos con nombres parecidos.
- Crea la hoja «Movimientos» con fecha, código, tipo y cantidad. Registra aquí cada entrada y cada salida.
- Agrega una lista desplegable en la columna «Tipo» (Entrada, Salida) con Datos > Validación de datos, para no cometer errores de escritura.
- En «Stock actual» escribe la fórmula de abajo y cópiala hacia todas las filas de productos.
- Agrega una columna de estado que avise cuando el stock llegue al mínimo.
Fórmulas básicas para calcular el stock
El stock de un producto es lo que entró menos lo que salió. Con SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS en inglés) se calcula sin sumar a mano:
- Stock actual (fila 2 de Productos)
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$D:$D;Movimientos!$B:$B;A2;Movimientos!$C:$C;"Entrada")-SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$D:$D;Movimientos!$B:$B;A2;Movimientos!$C:$C;"Salida")- Estado de reposición
=SI(F2<=0;"Agotado";SI(F2<=E2;"Reponer";"OK"))- Valor del inventario
=F2*D2
Errores comunes al llevar un inventario en Excel
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El atajo: una plantilla de inventario ya hecha
Si prefieres no armar las fórmulas, la plantilla trae las hojas de productos y movimientos, las listas desplegables, el stock calculado, las alertas de reposición y un resumen por categoría, y se descarga gratis con datos de ejemplo o vacía.
Plantillas de inventario en Excel gratis
¿Quieres tenerlo ya armado? Descarga la plantilla, con las fórmulas y las alertas listas:
Preguntas frecuentes
¿Cómo se hace un inventario sencillo en Excel?
Con dos hojas: una de productos (código, nombre, costo, stock mínimo) y otra de movimientos (fecha, código, tipo y cantidad). El stock se calcula restando las salidas de las entradas con una fórmula.
¿Qué fórmula uso para calcular el stock?
SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS): suma las entradas del código de cada producto y resta la suma de sus salidas.
¿Cómo sé cuándo reponer un producto?
Define un stock mínimo por producto y una fórmula SI que muestre «Reponer» cuando el stock sea igual o menor a ese mínimo.
¿Sirve Excel para un inventario grande?
Para un negocio pequeño o mediano, sí. Si manejas miles de movimientos diarios o varios almacenes, conviene un sistema especializado.
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